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新时期我国联合国托存图书馆工作研究

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本文是一篇专业的教育论文,主要是关于新时期我国联合国托存图书馆工作研究,详情请看下面的介绍。

2010年4月27—30日,由中国国家图书馆和联合国达格·哈马舍尔德图书馆共同主办的“交流、合作、共建、共享”培训与研讨会,在国家图书馆成功举行。这是自1947年,联合国托存图书馆制度建立以来,首次面向中国托存图书馆员的培训与研讨会,引起了图书馆界的高度关注,为托存图书馆工作带来了新的机遇与挑战,激发了托存图书馆工作人员的工作热情。笔者从事托存图书馆8年有余,这次会议引发了我对托存图书馆工作的一些思考。

1 联合国托存图书馆基本概况及分布

1.1 基本概况为使全世界的用户能够方便利用联合国文献资料,1946年,设在纽约总部的联合国图书馆(达格·哈马舍尔德图书馆)在各个国家与地区挑选一家或几家图书馆作为联合国资料托存图书馆,由此建立了托存图书馆制度,开始向托存图书馆分发联合国资料。托存图书馆一般分为全部托存和部分托存两种形式,由联合国出版委员会根据其订立的具体分发政策确定图书馆的托存形式。根据有关规定,联合国会员国均有权建立一个免费托存图书馆,一般由国家图书馆担任,也可以在各会员国的重要地区图书馆申请建立非免费的托存图书馆,每年只需象征性地向总部支付一定费用。达格·哈马舍尔德图书馆对分布在世界各地的托存图书馆有较为严格的管理办法,在挑选托存图书馆时首先考虑该馆的发展程度(包括馆藏文献数量及馆藏结构、自动化程度、服务对象、服务质量和读者需求等)及所在国政府的建议,然后全面考虑有关国家托存图书馆的地理分布情况和人口结构等。[2 3一般情况下,优先考虑各国的国家图书馆或大型的研究型图书馆,地点设在各国的首都和大城市。要求托存图书馆在文献收藏管理与服务等方面都要接受达格·哈马舍尔德图书馆的指导,所有托存图书馆应将收到的资料交由图书馆专门工作人员进行科学管理和保存,向社会免费提供阅览服务,并通过每两年指派专人视察和通过问卷调查了解托存图书馆的情况及要求;对不符合要求的托存图书馆取消其托存地位或将此地位转给同一地区的另一图书馆。

1.2 国 内分布情况截止2010年3月,联合国已经在146个国家和地区建立了405家托存图书馆。中国是最早加入该系统的国家之一,但总体上看,绝大多数图书馆都是在20世纪90年代后才加入的。目前我国拥有托存图书馆22家,分布在北京、上海、香港、澳门、重庆、武汉等城市。按照时间顺序,1947年,中国国家图书馆和重庆图书馆成为联合国托存图书馆;1979年,香港公共图书馆;1984年,上海图书馆;1992年,澳门大学图书馆;1997年,外交学院图书馆;其他图书馆则均在1999年之后成为联合国托存图书馆。

外交学院图书馆于1997年被指定为联合国部分托存图书馆。经多方努力,2001年申请到联合国全部托存图书馆地位,文献收藏范围及数量均有所扩大,并得到联合国光盘系统ODS使用权,可在网上查询联合国正式文件记录。现收藏有联合国资料6000余册,内容主要涉及世界经济、商贸、金融及社会问题、国际法、人权、裁军等方面。2007年,外交学院图书馆对联合国托存图书馆资料进行回溯建库,建立了网上检索平台,极大地方便了广大读者对联合国资料的有效利用。

2 联合国托存图书馆文献资源类型及管理2.1 托存图书馆文献资源来源与内容托存图书馆文献资源主要来源于联合国文件及联合国16个专门机构。联合国文件由6个主要机关及其他机构的正式会议记录、附件、会议记录补编组成。这6个机关分别是:① 联合国大会;② 安全理事会(简称安理会);③ 经济及社会理事会(简称经社理事会),设立5个区域委员会,即非洲经济委员会、欧洲经委会、拉丁美洲经委会、亚洲及太平洋经委会、西亚经委会;④ 托管理事会;⑤ 秘书处;⑥国际法院。

此外,还有16个各自独立,但又与联合国有关的专门机构,每个机构都有权决定本机构文献的收藏图书馆,这些机构的资料有些是免费的,有些则必须订购。其中有代表性的是:联合国教科文组织、世界卫生组织、世界银行组织、国际货币基金组织、世界知识产权组织、国际原子能组织、世界贸易组织等。这些机构的资料主要有年鉴、报告、指南等。

2.2 托存图书馆资源类型

2.2.1 印刷型(1)联合国文件。联合国文件在联合国资料中数量较为繁多且比较零散,通常以正式记录刊发,主要包括联合国6个主要机构及大会各主要委员会的会议记录、附录及补编。

(2)联合国出版物。联合国出版物包括销售出版物和非销售出版物。主要有年鉴、各类报告、会议和专题讨论会议的记录以及期刊等。此外,由于联合国出版物数量多,规模大,为方便全世界的专家、学者及用户的文献查询与利用,编制了很多索引,主要有合国文件索引》、会议记录索引、各项决议索引、合国条约汇编》累积索引、 合国贸易和发展会议文件索引》等。

2.2.2 电子型(1)联机资料。主要有联合国书目资料系统(UNBIS),共有11个联机数据库。联合国光盘系统,是检索联合国会议文件的系统,可提供1946年以来6个主要机构通过的所有决议,这些文件和正式记录以6种文字保存,可直接在网上获取会议文件原件,也可获得日内瓦印发的《每日公报》;新闻稿,新闻部通过装载在联合国纽约计算机服务中心的UNPRESS系统每天提供新闻稿等。(2) CD—ROM 产品。主要有UNBIS P1us onCD—ROM,收编所有UNBIS的档案,提供简单易查的对照表。主要编制《联合国文件:现行索引》(UN—DOC:Current Index);Earth Summit on CD—ROM,收集联合国环境与发展会议的所有文件;Human Rights onCD—ROM,由日内瓦联合国图书馆与人权中心合作编制,载有联合国印发的有关人权问题的文件和有关出版物的书目记录等。

(3)缩微文件。由于空间不够和管理文件方面的困难,一些联合国文件和出版物已制成缩微平片和缩微胶卷的形式。联合国主要机关的正式文件、条约汇编及一些文件系列和年鉴都已制成缩微平片。

2.3 托存图书馆资源的收藏与管理联合国资料不同于一般的资料,有其独特陛:① 资料类型的多样性,包含有图书、期刊、统计、报告等;② 资料来源渠道的多元性,联合国资料不仅来自联合国总部本身出版的资料,还包括16个专门机构;③ 资料内容涉及领域的广域性,既有社会科学,又有自然科学;④ 文种的多样性,一般以6种文字印发,我国托存图书馆收到的文献资料大多以英文和中文为主。

鉴于联合国资料的上述特点,国内托存图书馆均结合各馆实际情况对联合国资料进行收藏与管理。15年来,外交学院图书馆在联合国资料的收藏与管理方面积累了一定的经验,形成了一套较为科学合理的收藏与管理方法。

2.3.1 建立联合国资料中心书目数据库外交学院图书馆为方便读者更好地利用联合国资料中心收藏的资料,于2007年对所收藏的5000余册联合国资料进行了回溯建库工作,使这部分资料得以充分揭示,读者既能在外交学院图书馆公共检索平台(OPAC)上检索联合国资料,也可在联合国资料中心数据库中检索联合国资料,检索方法与普通中西文基本相同。目前已拥有联合国资料6000余册,并都进行了计算机编目。

2.3.2 建立联合国光盘系统网络链接外交学院图书馆于2001年成功申请到联合国全部托存图书馆地位,与此同时获得了联合国光盘系统ODS使用权,为充分发挥此部分资源的文献利用价值,我馆在图书馆主页上建立网络链接,极大地方便了广大读者的利用。

2.3.3 按联合国资料类型进行组织管理根据接收到的联合国资料类型,对联合国资料采取分块排架组织管理的方式,主要分为四大块:《联合国条约汇编》;会议文件;联合国销售出版物;其他资料。

(1)《联合国条约汇编》,从1947年出版发行以来,至今已出版近3000册,无销售编号,不定期出版,排架依自身的卷号系统进行。由于学院图书馆除定期接收联合国寄送外,还不定期接收外交部赠送,这部分资料收集较国内其他托存图书馆齐全,此外我们还不定期把多余副本交换给其他托存图书馆。

(2)联合国会议文件,主要包括正式会议记录和会议记录补编等。由于这部分资料均不定期以散页形式到馆,且数量大,我们首先按照会议记录的文件系列编号的字母顺序进行整理装订成册,然后进行联机编目,再按会议届次和时间排架。

(3)联合国出版物,主要指可供出售的联合国资料。大多数出版物均有销售品编号,每本书都有唯一的销售品编号,每个销售品编号由四部分组成,第一部分是大写的英文字母,代表该出版物的语种;第二部分是两位阿拉伯数字,代表该出版物的出版年份;第三部分是罗马数字,代表该出版物的主题;第四部分是阿拉伯数字,代表该出版物的序列号。例如11.12表明该书是2000年出版的,书写语言为英语,主题内容为欧洲经济。联合国出版物销售品编号共有34个主题,对于这部分资料先按销售品编号进行排架,同一主题的图书再按年份排列。

(4)其他资料,对光盘和软盘也进行计算机编目,分类排架。联合国图书馆总部不定期寄给托存图书馆一些宣传小册子,我们固定放置在书架上,供读者自取,也通过各种渠道将这些小册子分发给读者。

3 当前托存图书馆工作存在的主要问题

3.1 对托存图书馆的宣传力度不够有些托存图书馆在获得授权或被指定后,虽然有独立的空间,也实行对外开放,免费使用,有专人负责管理联合国资料,但缺乏有效的宣传,如有些馆在其主页上都没有明确是托存馆。

3.2 托存图书馆的利用率较低笔者曾在联合国资料中心工作过8年,我馆的联合国资料利用率较低,每天前来查阅及借阅文献资料的读者较少,一般来借阅的读者是从事专业课教学的教师、博士、硕士研究生,本科生较少。当然,这也与联合国文献多为英文语种也有一定的关系。

笔者在收藏有联合国资料的图书馆网页上浏览查看了一下,有些托存图书馆虽然对本馆收藏的联合国资料进行了计算机编目,在馆藏书目主页上可以查询,但没有单独建立托存图书馆数据库,在本馆主页上未能体现自身是联合国文献的托存单位,许多读者不知道其托存图书馆的存在,也影响了托存图书馆的有效利用。

3.3 托存图书馆缺乏全国性组织管理机构 ,托存图书馆之间缺乏统一的组织或机构,各托存馆托存文献的数量、种类等有所不同;工作人员的素质也参差不齐,相互之间缺乏沟通交流;文献收藏管理方面也缺乏统一的统领与协调,至今联合国文献资源尚未实现全国性联合编目和资源共享。

3.4 缺乏托存图书馆工作方面的学术研究笔者检索查阅了研究托存图书馆方面的论文,发现数量不是很多,并且均集中在对托存图书馆资料收藏方面的研究,对托存馆深层次工作探讨较少。就全国来说,从20世纪90年代至今,托存图书馆方面的学术研究论文还不到20篇。

4 新时期托存图书馆工作的具体措施4.1 高度重视联合国资料的有效利用长期以来,各图书馆对联合国资料的收藏管理没有予以足够的重视,对这部分文献缺乏深层次的研究与揭示,多数图书馆只停留在对文献进行初级的整理、编目、上架上,服务也只是被动等待式。

再加上托存馆文献本身因语种、专业等方面的影响,使这部分文献使用率不高。所以,托存图书馆所在馆要高度重视,充分挖掘这部分文献的利用价值,提高其利用率。

4.2 加大对托存图书馆的宣传力度通过各种渠道推介托存图书馆。对外通过网络在图书馆主页上设置栏目加以宣传。对内带领新生参观联合国托存图书馆,通过向读者开设信息素质教育课进行广泛的宣传;不定期向各教学单位及高年级学生发放联合国资料宣传册、新到图书通报等;在阅报栏宣传展示托存图书馆所收藏的联合国资料;举办托存图书馆资料利用讲座等。

4.3 加强托存图书馆之间的横向交流与合作联合国托存图书馆在国内有22个,托存图书馆可采取就近原则进行交流合作。据了解,北京地区的托存图书馆在这方面做得较为到位,每隔几年国家图书馆专门负责联合国托存图书馆的工作人员都会和其他托存馆交流信息,保持联系,托存图书馆之间也经常就托存图书馆工作展开探讨,相互参观交流,借鉴好的收藏管理方法,极大地促进了托存图书馆工作的发展。

4.4 举办不定期业务培训和专题研讨会建立一个国内托存图书馆联合体,将国内22家托存图书馆协同联合起来,选出几家在联合国资料收藏与管理等方面做得比较好的、有实力的托存馆,例如国家图书馆、重庆图书馆、上海图书馆、浙江图书馆、香港公共图书馆等,由他们带头举办一些不定期的培训和研讨,一方面可使托存图书馆同行之间了解托存馆馆藏及管理等工作的情况,另一方面可以提高托存馆工作人员的业务素质。

值得一提的是,2010年4月27—3O日, 由中国国家图书馆和联合国达格·哈马舍尔德图书馆共同主办“交流、合作、共建、共享”培训与研讨会,使我国21家托存图书馆以及对联合国文献托存图书馆感兴趣的60余名图书馆同仁有机会参加了会议,开拓了工作人员的管理与服务思路,给托存图书馆工作带来机遇挑战与创新,起到了很好的推动作用。

4.5 加强托存图书馆资源管理与服务在图书馆主页上建立联合国网络信息导航,包括联合国光盘系统ODS(http://www.ods.Hn.org)、本馆所藏联合国书目数据库及联合国相关机构的网址,例如,联合国条约集数据库UNTC 、联合国统计数据库UNSTATS、联合国书目信息系统等。也可根据读者对联合国文献资源的需求,定期对某一专题进行跟踪检索服务,将经过筛选得到的结果以索引、书目或全文的形式提供给读者,从而使联合国资源更有效地为读者所利用。

4.6 建立托存图书馆联合体,实现资源共享目前,国内托存馆基本都是各自管理,按照之前联合国托存图书馆印发的管理规则从事各项工作,托存馆之间联系不密切,资源利用有限,所以,托存图书馆之间应提高认识,建立联合体,搭建统一平台,协调托存图书馆工作,整合资源,建立馆际互借制度,充分发挥各馆优势,实现资源共享。

4.7 加强学习,提高业务能力和服务水平由于联合国资料所具有的多样性、多元性和广域性等特点,从事托存图书馆工作的馆员不仅要具备良好的外语水平、扎实的图书馆专业知识、丰富的社会、政治、经济、文化等科学知识,还要有细心、热情、周到的服务意识和管理技能,因此,联合国资料管理人员只有积极主动加强学习,不断进行知识积累和储备,不断更新知识结构,才能高水平做好联合国托存图书馆工作。

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