一、合理细化工作内容，制定质量和时间标准
根据招标文件要求来确定所有需要完成的工作，并根据性质和内容将其分组，拟定每组所需人数，并制定合理的质量要求和时间要求。为更好地对工作的质量和时间进行控制，笔者根据监理企业投标工作的特点，拟出《投标工作质量控制表》和《投标工作时间控制表》，针对每项工作进行过程控制，体现具体要求和实际情况反馈，直观表现工作进展情况。对同一项工作时间要求和质量要求既相互联系也相互排斥，各小组可根据本组工作特点同时选用两种表格或仅选用其中一种，并配合企业的管理措施，保持各项工作处于可控的有效状态。表格说明：1.须将责任人列入组成员名单中，责任人也须承担部分工作；2.为各项工作规定计划持续时间，表示在表格的相应栏目中（如表所示，类似于横道图的表现方式）；3.跟踪实际持续时间，同样表示在表格中并与原计划进行比对；4.若未能按计划完成，须找出延误原因，提出改进措施并制定二次计划，重复第2条操作，直至最后一次计划能够按要求完成；5.建议将工作内容尽量细化、内容说明尽量详尽，以更准确地对各工作做出时间要求并实际掌握各工作的持续时间。表格说明：1.须将责任人列入组成员名单中，责任人也须承担部分工作；2.为各项工作从各个方面制定详细的质量要求，并表示在“质量要求”一栏；3.工作完成后，对照每一项质量要求，评价完成情况，并在“完成质量”一栏相应的子栏目中打“√”，对完成质量“较差”和“一般”的工作进行原因纠察，并提出改进措施；4.对完成质量“较差”和“一般”的工作制定二次计划，重复第3条操作，直至最后一次计划达到“较好”的标准并在“原因纠察”一栏画上斜线；5.建议将工作内容尽量细化、内容说明尽量详尽、质量要求尽量细化，以更准确地对各工作做出质量要求并掌握各工作的实际完成情况。二、工作解析会在初次召集现场监理人员回公司参与投标之时，建议在第一时间召开工作解析会。详细介绍此次各工作内容、分组情况、阶段目标及总目标，为大家绘制清晰的工作框架，强调本次任务的重要性和紧迫性，以在最短的时间内调动大家的工作热情和积极性。
二、建立高效团队
我公司日常投标工作通常由企业本部人员组织完成，但当公司投标任务较为集中繁忙时（例如每年四季度），就会从现场抽调部分人员参与投标工作。通常，多数人认为常驻现场的监理人员不熟悉企业内部事务，认为他们对企业不闻不问、漠不关心，但我以为，监理人员因为现场事物比较繁忙，工作重心自然在现场工作上。而常年驻扎现场的习惯使工作重心长期偏移，这也导致了大部分现场人员不了解企业内部情况。更常见的情况是大多数企业领导并不了解常驻现场监理人员在其他工作上的业务水平。建议鼓励各参与人员根据自己的专长及所需，对工作解析会所列出的、想要参与的工作进行自荐，企业也可以根据对员工的了解以及实际工作需要，在征得具体人员同意的情况下进行微调，制定更完善的人员分工，有利于高效团队的建立。确定分组之后，企业需要给各小组指定责任人，也可以在各自荐人员中进行甄选。责任人应具备强烈的责任感、集体荣誉感与高效率，更有着对本组工作的高度熟悉，并且乐于去了解本小组参与人员，进而知人善用，充分发挥团队效益。最后，建立完善的奖惩制度，鼓励小组人员主动承担团队工作、责任人主动承担工作责任并对最终的工作成果负主要责任。
三、学习招标文件
投标文件是招标文件的实质性响应，所有的投标工作都是围绕着招标文件的要求开展的。因此，对招标文件的熟悉非常必要，不仅可以帮助每位参与人员建立宏观的工作意识，更能够让大家意识到自己工作的作用和重要性。在团队建立完毕之后，组织参与人员学习招标文件的主要内容，掌握有关规定和要求，可以重点关注以下内容：（一）投标人须知；（二）涉及监理工程范围、监理业务阶段具体监理工作以及是否要求监理单位承担一些咨询业务和事务性工作等；（三）招标文件中有关时间的安排，如投标截止时间、开标日期、监理任务的起止时间等；（四）与费用有关的条款，如投标保证金、保险、奖惩措施等；（五）建设单位为监理单位提供的条件，如办公、生活措施、检测试验设备等是否涉及费用，收费标准如何，监理单位须自带哪些仪器设备等，在计算监理费用时应予充分考虑。
四、进度控制
为保证投标工作的顺利进行，建议对工作进行进度管理，在这里提出几项措施，供大家参考。除了利用上文中提到的《投标工作时间控制表》和《投标工作质量控制表》对每项工作进行有效控制以外，还可以定期举行工作例会。例会内容可包含以下内容：
（一）个人工作汇报
每人进行工作汇报，包括已完工作的内容、持续时间、有无出现纰漏、采取的改进措施及改进效果等，未完成工作的进度、计划完成时间、有无工作障碍、是否需要其他组其他部门人员配合、是否需要公司提供支持等，也可以针对自己发现的问题提出可行的建议等。
（二）小组责任人小结
对本组工作进行宏观上的小结，可包括本组内部的工作情况以及与其他组工作衔接情况，对工作进度及质量把控以及小组管理上的措施进行阐述，分析措施是否有效，是否存在改进的空间及具体的改进建议等。
五、总结
无论评标结果如何，建议在整个招投标程序结束之后召集大家进行工作总结，从各方面提炼出行之有效的措施并加以完善。总结工作中好的成绩与不足、管理方面的优点与缺陷以及可行的建议措施，帮助企业一步步完善自己的投标工作机制，为日后工作更顺利进行提供帮助。四川西南工程项目管理咨询有限责任公司在监理企业投标工作方面进行了长期的探索与投入，并多次在各大项目上成功中标，例如抽调双流国际机场T2航站楼项目、成都华润万象城项目、武汉万达广场项目、荆州万达广场项目等。虽然在组织和管理方面仍存在很多欠缺的地方，但也从参与人员的积极工作和其他部门的努力配合中看到了建立更完善的工作机制的美好前景。希望通过这一次又一次的探索与改进，能够为我公司积累宝贵的经验，为整个行业的前进提供更强的助推力。
作者：范雪菲
