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国有企业办公室规范化管理论文

一、管理要敢于承担责任

办公室工作牵涉到管人、管事、管物,非常繁琐。很多从事办公室管理工作的人都感到,推着走可以,干好、干出成绩很难。我认为,这难的症结就在于“不敢”。对于工作有的人不是管而是推。什么事情都是尽可能往别人身上推,表现在对工作的畏难情绪,怕承担责任,大大小小的事情都去找领导请示。还有的人在工作上墨守成规,毫无创新意识。如此这般,在工作上是不会有什么建树的。既然是管理工作,手头就负责了一项具体工作,那么就要“敢”字当头。首先要做到敢抓敢管,思路清晰,要敢于打破旧的机制,形成一套新的工作办法,走出经验管理的老套路,大胆创新,提高工作效率;其次要做到迎难而上,敢于承担责任,大胆处理事务,为领导分忧,帮群众解难;第三,对工作要有积极的态度,要主动找事干,不要怕多事,也不要怕别人说你“多事”,对自己分内的工作要抓好管好,对别人的工作也要积极配合、协助、支持,形成“人人有事干,事事有人管”的良好局面。只要我们本着从工作出发的原则,大胆管理,敢于否定,敢于创新,那么我们的工作就一定能取得事半功倍的效果。

二、管理要强化道德和作风建设

随着市场经济的建立和发展,人们的物质生活条件富裕了,人际交往复杂化,手段现代化,人们的道德观念产生了潜移默化的变化,出现了一些无法用以往道德规范约束的行为。市场经济不言道德的错误观点,侵蚀到人们的精神领域,引发见利忘义、权钱交易,导致集体意识、互助精神、敬业精神、服务意识的削弱。凡在法律管不到的地方,一些人就会钻法律的空子,打法律的“擦边球”,投机取巧之心不断滋长。一些人、包括个别领导干部的形式主义、官僚主义、享乐主义和奢靡之风的“四风”现象得以滋生和膨胀,庸、懒、散等“为官不为”现象严重地影响到办公室甚至整个企业的整体形象。因此,必须下决心进行整治。市场经济的竞争蕴含着道德的竞争,如今,许多单位已经认识到了形象的重要性。我们只有不断为群众提供优质的服务,才能树立起良好的形象,这就要求我们必须拥有一支高素质的工作人员队伍,因为,一个素质低下的单位,也必然是一个形象极差的单位。要提高全体工作人员的素质,道德建设就是重要措施之一。当前,个别单位普遍存在着一些不容忽视的问题,诸如会议多、文件多等等。之所以存在这些问题,最根本的原因还是作风不够硬,形式主义严重,没有抓落实。有些人习惯于“上面开个会,下面开个会;上面发个文,下面发个文;上面制定个管理规定,下面起草个考核办法。”以会议落实会议,以文件贯彻文件,其结果往往是在一片落实声中落空了。有的干部仍不愿在具体和深入上动脑筋、下功夫、负责任。有的抓工作不从本单位实际出发,满足于当“传声筒”“收发员”,照搬上级的决定、精神和要求;有的习惯于一般的号召,浮在上面多,深入基层少;有的停留于会议开了、文件发了、要求提了,至于解决了多少问题,落实了多少措施,就不再过问。“大会中会小会,会会有我;你说我说他说,说了白说。”表面热热闹闹,实则该管的事没管,该干的事没干,最终导致工作的不落实。转变作风抓落实,关键在于领导干部带头。习总书记多次强调:“党的作风就是党的形象,关系人心向背,关系党的生死存亡。”抓作风建设,尤其有个上行下效的问题。要求我们的干部要深入群众、深入基层、深入实际,走出去,沉下去,做到身入、心入、情入。改变那种“隔着玻璃看,雾里看花,水中望月”的虚浮作风,站在反“四风”的高度,本着负责任的精神抓好落实。

三、管理要大力提倡讲规矩

“没有规矩不成方圆。”社会因法制完善、秉公执法而稳定;个人因遵守规矩、遵章守纪而安宁;企业因健全制度、按章办事而兴旺。管理是一项牵一发而动全身的工作。时下,有的单位在制度执行过程中,往往有章不循,致使执行部门苦不堪言,群众也意见颇多。造成这种局面原因有二:一是制度本身不健全、不完善,让人有可乘之机,二是决策者没有以身作则,是制度的破坏者。要改变这种状况首先应从领导做起。因为领导是决策的制定者,掌握着单位的命脉,他们就应该给单位一个准确的定位,制定切实可行、行之有效的规程,并且置身于管理之中,身体力行,将不合理的章程从管理环节中删除。其次,放下架子虚心听取下属的意见。因为下属是具体操作者,对制度的执行情况可能更为了解。领导要改变那种一意孤行我说了算的想法,才能政令畅通,把制度落到实处。反之,如果在管理中形成了特权,久而久之,人人都有特殊情况,事事都要求特殊处理,制度就成了纸上谈兵,就会丧失领导在群众中的威信,也会使群众对单位失去信心。讲规矩就是按制度办事。讲规矩应成为每个人的自觉行为。诸葛亮挥泪斩马谡,就充分说明了只有秉公办事,才能深得人心。我们要认真执行“分层管理,个人负责”的管理制度。规定单位各级干部“向上可以越级汇报,但不得越级请示;向下可以越级检查,但不得越级指挥”,并切实付诸实施。由于各层干各层的事,各人负个人的责,从而减少了内耗,提高了办事效率。建立岗位责任制,实行分层管理,个人负责,从一把手到一般干部人人各司其职,各负其责,这才能充分发挥每个层次、每个干部的主动性、积极性和创造性,把主要领导从事物圈子里解脱出来,以便有更多的精力去抓事关全局的大事。

四、管理要迈向精细化

随着企业管理的不断进步,粗放管理的诸多弊端日渐显示出来,办公室管理的精细化管理是大势所趋。1.管理职责的精细化。企业的办公室处在枢纽地位,各种矛盾可能比较集中。办公室的职责设计要足够精确,办公室人员要精确地理解、把握、执行这些职责,做到不越位、不缺位。办公室的职责履行的好坏,不仅与办公室人员的性格、能力、素质有关,也与服务对象和所处的环境有关,在日常工作中,必须要业务上“精”,考核上“细”,起到率先垂范的作用。2.管理数据的精细化。办公室的工作很多地方是可以用数据来说明问题的。科学管理就是要用数据说话,而这些数据必须是正确和精确的,数据精确化的资料是管理者进行科学决策的重要依据,这就对办公室业务提出了一个管理环节数据的精细化概念。数据的精细化管理不能再像粗放型管理模式那样“大概齐”“差不多”,更多的是要依靠科学严谨的数据来说话。要使工作态度的严谨成为一种习惯性的行为,用精细化的数据来提高决策的科学性和可操作性。3.完善管理流程的精细化。要使企业在市场经济发展中从机会型增长转变为战略型增长,进而实现内涵式的增长,必须要对组织流程进行精细化改造,使精细化管理体现在对每一个环节改进和优化上。从精细化的管理中创造效益,提高效能。办公室管理流程的精细化就是要有规矩、有套路。办公室业务事无巨细,繁杂纷乱,办公室工作流程有固定和非固定流转模式之分,必须理清流程方可有条不紊。比如:办文办会、上传下达就有固定的程序,而协调督办、紧急事情处理就属于非固定模式,但是都有一定的规范,不能凭自己的爱好或者感情办事。4.精细化管理的持续改进。办公室业务和精细化管理是一个不断完善、不断提高的过程。没有固定的模式可循,只能从管理的实践经验中不断探索、不断试验、不断提升、不断总结,持续地改进完善。要克服“不求有功,但求无过”的消极思想,实事求是地对待自己的工作,在办公室内部形成一种竞争、向上的氛围,在其他部门和领导面前展示自己的成绩,从而树立应有的地位。首先是要得到领导的重视和支持,提供精细化管理需要的资源。其次是创造出具体的操作步骤和方法,形成具有独立特色的经验,即使现在的人员离开了岗位,精细化管理的模式还在持续地改进和进行着。

五、结语

管理于企业,就如同筋骨之于人。人无骨而不立,企业无管理则不生。办公室工作事无巨细,不仅要管事,更要管人,因为事是人干的,管不好人,就办不好事。所以我们要强化规范化管理、推行精细化管理,面临新的形势和挑战,形成自己独有的管理模式,做出新的成绩。

作者:王香云


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