摘要：无论是古代皇室使用的玉玺，还是现代单位中使用的印章，其均具备其他事物不可替代的重要作用。印章是一个单位意志和公信力的体现，盖章行为可以作为判断权利义务归属的依据。每一个单位都会具备多个印章，其中包含法人章、合同专用章、公章、发票专用章以及财务专用章，质量技术监督检测中心还包括有检验专用章、检定专用章、作废文件专用章、受控文件专用章等。因此，伴随社会的不断发展，各单位在使用印章方面也出现越来越多的问题，而相关单位也已开始注意并改善该现象。
关键词：单位印章；规范化管理；法律效力；公信力
印章代表着单位、组织、个人和集体的权威性与合法性，是国家机关、企事业单位对证件、文件、标准、规程等有效性进行负责的凭据，也是单位或个人对外行使权力的根本标志。法律赋予印章其他事物所无法替代的意义，这也决定印章具有其他事物不可比拟的重要作用。本文分别从印章的基本涵义与法律效力、印章管理过程中的问题以及对印章进行规范化管理的措施三个方面对单位印章的规范化管理进行详细的探讨与研究。
一、单位印章的基本涵义和法律效力
1.单位印章的基本涵义。单位印章是指我国党政机关、社会团体、企业、事业单位及个人在行政及司法机关的管辖下所使用、管理的，能够对外表示自身行为及身份的，对其他单位行为进行公开性区分的各类印章、印鉴、印模或电子签名印章。
2.单位印章的法律效力。单位印章不仅可以表明单位自身的身份、权益及法律效力，也能行使国家权力、管理社会事物、规范各个公民及法人所能行使的权利。作为质量技术管理部，我们所管理的计量检定专用章、检验专用章、受控文件专用章、作废文件专用章等都有各自的效力。计量检定专用章，是计量检定技术部门对计量器具检定后，在出具检定结论后，在检定证书上加盖的钢印印章；由此可见检定专用章在整个检定工作中的效力是很大的，检定报告出具发放后，同时也赋予了检定部门的一份责任和担当；检验专用章，是质量技术监督部门的技术机构在特种设备检验、产品质量检验后，在检验报告上加盖的印章。加盖检验专用章后的报告同样才是完整的报告，才具有法律效力；受控文件专用章，是在受控文件上加盖的印章。要了解受控文件专用章，得先知道什么是受控文件，受控文件就是按ISO9001标准4.2.3（或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。它的起草、审核、发布、实施、登记都应该按规定执行。当需要修改时，应按文件控制程序实施，一般须经过提出修改意见、讨论修改、审核通过、发布、收回过期文件、登记文件一览表等程序，而不得随意修改。质量技术监督部门的技术机构所使用的标准、规程、规范、质量管理手册、程序文件等技术文件都必须在受控范围内。作废文件专用章，就是在作废的文件、标准、规程上加盖的印章，加盖了作废文件专用章的标准、规程也就不能再继续使用了。因此，质量技术管理部所管理的检验专用章、检定专用章、作废文件专用章、受控文件专用章等，它们各自的效用是不一样的，只有加盖了相应的印章，出具的证书、报告、相应的规程规范、文件才具有法律效力。
二、单位印章管理过程中存在的问题
随着市场经济的不断发展，国家机关、企事业单位对印章的使用越来越频繁，由于一些单位在使用过程中不够重视印章使用规范，使得印章滥用、印章误用现象频频发生。其中所存在的问题主要表现为以下几个方面：
1.思想认识方面的不足。一些单位和个人并没有从根本上意识到印章的重要意义，其通常认为对于印章的使用过程是随意性的，对于印章的用途、方法及责任认识不充分，印章的使用有时只是因为关系或领导的一句话。
2.印章使用过程的不规范。印章使用过程的不规范行为通常表现为以下三点：第一，对于陈旧的、无法使用的印章，单位需及时将其销毁，这样就会避免新旧印章共同存在的现象发生。第二，在使用印章时不严格按照印章的使用原则进行。第三，单位为了节省资源、节省时间，提前在空白纸上盖上印章，这种现象使印章失去了公信力，同时也会给不法分子带来可乘之机。
3.印章保管过程的不严格。一些单位对印章的管理工作不严格，使得作废印章还能应用于日常的工作，严重则会形成法律诉讼事件。一些单位在对印章的保管过程中会采取齐抓共管的方式，这便导致一个部门有多名人员具有印章使用权的现象发生。还有一些单位将印章随意放置，使得印章变成谁都可以使用的物件。部分单位因缺少警觉性，使得存放印章的柜门或抽屉一直处于打开状态，或者直接性的将钥匙放在桌面，从而极易引起印章盗用事件的发生。
三、对单位印章进行规范化管理的措施
1.制定印章专人保管与存放安全制度。在对印章进行管理的过程中，要将责任分配给个人。一旦遇到印章管理人员因休假、出差或其他原因休班并将印章转交给其他人员时，单位领导一定要严格监督工作交接过程，同时也要对盖章工作进行及时的检查，一旦发现问题要及时改正。值得注意的是，单位要配置好专用盒以确保印章的良好保管，还需做到上锁及时、严禁外借或外带等。印章管理人员离开岗位时，单位要对存放印章的抽屉、橱柜换锁，以防止印章管理上的失误。
2.制定严格规范的印章专用管理流程。规范化的印章专用管理流程主要按照以下顺序依次开展，发文成立机构、印章的刻制、印章启用发文、机构撤销、印章的回收、销毁并进行备案。第一，单位主要对发文成立机构负责。该部门在发文进行前需对机构的名称进行核实，以保证该机构所用名称的准确性。第二，新建立的机构在向归口管理部门提交刻制印章申请时需根据发文严格执行，对于缺少准确归口管理部门的单位，需向企业直接发送申请。第三，归口管理部门应审核印章的刻制申请，确保其在符合规范的前提下移交给部门最高领导进行签字、意见填写、盖章，最后再转交给企法处。第四，根据申请审核该机构的成立依据、印章内容及印章刻制必须性，然后进行印章的刻制，最终将刻制好的印章转交给有关部门。第五，有关部门应在对所收印章进行相关文件及申请的审核之后，在台账上进行登记并发文启用。值得注意的是，对于一些因单位更改单位名称而进行新印章刻制的情况，单位在发文启用时应增加作废旧印章一栏。第六，印章生成以后，相关的负责人应先向单位办理印章的相关领用手续。
3.建立印章的专用审批与登记制度。为了培养起工作人员的良好工作作风，单位需制定好印章的审批与登记制度。良好的印章审批与登记制度不仅能够实现用印情况的可查性，同时也能确保用印情况定量、定性分析的良好进行，从而确保印章管理与使用过程的可控性，建立完善的《印章使用申请表》，并在印章使用完成后将其交给有关部门整理；
4.印章的使用严格根据原则及政策进行。单位在使用印章时要严格根据相关原则及政策进行，抛开心中的其他不良思想，做到处处为公，努力做到不用印章谋私事。一旦遇到提前打招呼、递条子的情形，首先要将原因问清楚，在此基础上进行盖章，避免盖章过程的大意疏忽。单位的领导要在印章的管理过程中做到较强的责任心、可靠的政治心、严谨的工作作风等。而相关部门的工作人员则需增加自身对印章管理工作的认识，严格根据印章的使用规则和程序展开工作，做到职责范围上的明确，一旦遇到超出自身职责的事件，工作人员首先要做的便是向上级领导汇报、请示。此外，相关工作人员也应注意自身的知识内涵，在熟悉业务流程的同时增强自身对业务是否执行的判断力。四、结语对单位印章实行规范化管理具有重要的意义，其不仅可以抵制印章职权的滥用现象，同时也可以提高印章的社会公信力。由于单位印章在社会经济交易过程中占据其他事物无法替代的权威与地位，因此，在对单位印章进行管理的过程中，不仅需要对单位内部实行严格的控制与管理，还需要制定严格的惩罚与奖励制度，从而确保本单位员工使用印章的行为得到有效规范。此外，相关单位也需要从自身改变，从根源上杜绝印章的滥用和误用。
参考文献：
[1]冯志勇.伪造民办非企业单位印章行为的司法认定[J].兰州学刊,2011,(11):222-224.
[2]伍晋.伪造“民办非企业单位”印章是否构成犯罪[J].中国检察官,2015,(8):80.
作者：姚学芬 单位：怒江州质量技术监督综合检测中心
