1现代化管理方法与技术应用的相互关系
企业档案现代化管理，一般可分为两个方面:一是采用现代化的管理方法，如TQC———全面质量管理、目标管理、系统工程管理等;二是采用现代化的技术设施，如光盘技术、档案计算机管理技术。在档案管理中应用现代化管理的方法和技术，二者相辅相成，缺一不可。采用现代化的管理方法，是加强基础工作，不断提高档案管理标准化、规范化程度的有力措施;运用现代化的技术设施，可深化和改善档案管理条件，实现科学化、规范化管理，以及档案价值的深层次开发和共享利用的最终目标。在实际工作中，某些单位和人员往往只重视现代化技术设施的配置，盲目地追求硬件设备的大而全，大量选购摄(录)像机、复印机、电子计算机、扫描设备等，而对现代化管理方法的作用却反应迟缓，或者只是流于形式，从而忽视了档案基础业务建设工作，导致了所配备的现代化设施不能充分发挥其作用，甚至使大量设备闲置，造成人、财、物的极大浪费。
2现代化管理方法与技术的实际应用
档案现代化管理的方法和技术种类很多，其功能和效果各有所长，应根据企业的实际情况作好选择。下面简述几例。2.1现代化管理方法的应用例如应用TQC———全面质量管理方法，提高案卷质量。此方法是以全局的观念，为保证案卷质量的不断提高，运用一整套质量管理体系、手段和方法所进行的系统管理活动。在实际操作中，按照其“P、D、C、A(计划、实施、检查、处理)”的工作循环要求，努力抓好几个方面的质量控制点，将能得到理想的效果。1)努力加强国家档案法规的宣传教育，不断提高企业全员职工的档案法制观念、质量意识和职业道德水准，把档案工作建立在既遵循客观规律，又注意发挥人的积极作用的基础之上。档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要全公司广大职工，特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识，增强全员意识，健全考核机制，发挥档案作用”的档案管理工作思路，把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容，认真组织学习贯彻，对全公司职工进行《档案法》的学习和培训，使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后，又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中，适时开展了《档案法》宣传周活动，并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上，组织了全公司档案知识竞赛。我公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。2)抓好文件材料的形成与管理。文件材料来源于各个业务部门，其形成质量的好坏和管理水平的高低，将直接影响归档案卷的外在质量和“三率”指标的提高。因此，对形成文件材料的业务部门，应采取一定的控制措施;根据企业档案管理归档范围、归档要求等相关规定，对文件材料的形成和收集管理提出明确的要求;责成有关部门和人员严格质量把关，随时进行指导、检查与监督;以企业管理的有关经济责任制度给予定期考核。制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入我厂各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，厂本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理和有序控制，取得了显著效果。近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有:第一，档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。第二，机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三，设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四，工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。目前，我厂已建立了14种1．3万字的档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循、职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%，资料完整率达99%。3)把好文件材料的立卷归档关。档案管理能否实现规范化、科学化，与文件材料的分类、整理、编目有直接的关系。在这些环节中，档案人员要严格按照有关标准，认真进行业务指导和归档案卷的检查、验收工作。对不符合归档质量要求的，要配合业务部门，分析原因，努力整改。2.2现代化管理技术的运用现代化管理方法的运用，毕竟属于手工作业的范畴。由于无法改变档案的载体形式，管理方式也不能突破传统做法，因而档案保管的安全性、保密性，以及查找利用的系统性、准确性和及时性等仍将受到一定的限制。因此，采用现代化的技术设施将是最理想的深化措施。科学技术的发展，为档案工作现代化提供了物质基础。现代化设备和电子计算机应用到档案工作领域，成为档案管理工作现代化的理想工具。计算机技术应用于档案管理之中，是在一定的应用程序控制下，将经过著录、标引后的档案信息(文字、图表等)输入计算机中存储起来，进行分类、编目、统计、管理及查找检索、阅读或打印等，其优点主要有:工作效率高、检索渠道多、速度快，查全、查准率高，能够产生多种形式的目录和索引，通过通讯线路和终端设备能实现较大范围的资源共享，提高服务效果，节省人力、物力和时间。档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，我公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合我公司已经实行的办公自动化(OA)系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。我公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括文书档案、科技图书、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络，自建厂以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，我公司综合档案科每位档案人员配备IBM液晶显示屏幕微机一台，激光打印机6台，光盘存储器1台，文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。2．2．1基于LOTUSNOTES档案管理系统我公司的档案管理系统是办公自动化系统的一个子系统，该系统基于LotusNotes系统平台，不但具有跨平台使用、混合性复合文档等特点，而且提供了强大的网络计算功能。科技档案管理是档案管理系统的重要模块，它主要提供了:文件录入、文件修改、文件删除、公文转储、辅助立卷、文件编号、手工组卷、案卷修改、案卷删除、合卷、拆卷、案卷编号、打印表格等功能，它的应用确实给我们带来诸多的便利，不仅帮助我们对归档资料进行迅速地分类、组卷、归档，而且能使我们随时了解室藏量;不仅把我们从手工抄录的繁忙劳动中解放出来，而且为案卷质量的提高及检索工具的编制创造了良好的条件，同时，为档案信息资源的开发利用也奠定了坚实的物质基础。然而，随着计算机技术的发展，各部门对档案电子化管理的要求也日益提高，原有的档案管理软件远远满足不了各类专业人员的需求，主要表现在以下两点:1)只能做到目录管理，未能达到全公司信息共享(目前文书档案已达到全息管理信息共享)。2)档案管理中非常重要的一个工作就是对档案的检索。基于LOTUSNOTES档案管理系统科技档案未有达到全息管理，用户需要查阅档案只有到档案室进行查阅。当今科学技术飞速发展，信息、物质、能量已成为衡量一个企业发展程度和科学技术水平的标志。为此，档案工作必须打破以前的固有模式，采用现代化的管理手段，使档案成为一种重要的信息资源，为现代化建设服务。档案信息管理自动化，是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通讯网络等高新技术，将载体有纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息，建立起一个能对档案文献和档案目录中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制，融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲，档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志，计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出，目前已由探索变成了现实。在江苏省电力系统中已经在连云港供电局、无锡供电局、扬州供电局、苏州供电局等单位完成了工程图档系统的实施，并获得了用户的好评。并且，它与电力系统基于LOTUSNOTES的档案管理系统有无缝的连接。2．2．2电子档案管理系统在我公司的应用我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUSNOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUSNOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。
3企业档案现代管理方法与技术应用效果
大量事实证明，现代化的管理方法和技术综合运用于档案管理之中，将能有效地促进档案基础业务建设，推动档案工作的标准化、规范化、科学化进程，提高整体管理水平和实现深层次价值资源的开发和共享利用。早在1984年，邓小平同志就提出:“开发信息资源，服务四化建设。”信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源。企业档案是一种重要的信息资源，企业要壮大竞争实力，振兴发展，就要大力开发利用档案信息资源，从企业档案信息中获取有价值的东西。例如我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。例如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1～6号老机组，并利用1～4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1～6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1～6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员一同到公司档案室查阅了1～6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1～6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1～6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1～6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1～6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1～6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1～6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。再如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1～6号老机组，并利用1～4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组(上大压小)建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法(2013版)最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27～28日，中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。
4结语
企业档案管理运用现代化的管理方法和技术，必须认真克服以下几种不正确的思想:1)因循守旧，自我感觉良好，舍不得丢下几十年一贯制的传统管理方法，不愿接受科学的方法和技术。2)无所作为，对现代化管理方法与技术的运用缺乏严肃认真的态度，马马虎虎，得过且过。虽然也采用了现代化的管理方法与技术，但达不到规定的要求和应有的效果。3)固步自封，总认为自己所运用的方法和技术是唯一的，不能接受先进的事物和进一步向前发展。总之，运用现代化的管理方法与技术，是档案管理深入发展的必然选择。因此，档案工作者务必认清档案管理的发展趋势，主动接受和运用现代化的管理方法与技术，并在应用中不断总结工作经验，改进工作方法，改善工作环境，提高工作质量，以管好、用好档案为宗旨，为企业生产、科研及经营管理等工作的顺利开展和取得最佳效益提供优质、高效的服务。
作者：王巍 单位：神华国华徐州发电有限公司
