一、合同风险防范基本框架
影响合同管理风险的要素主要分为组织结构风险、人力资源风险、合同管理制度风险、合同业务流程风险、合同信息管理风险五大部分。因此，企业建立的合同管理风险控制框架应包括三方面内容：合同管理风险控制目标的确定、风险控制流程、相关基础设施的建设等，如图1所示。图1中，合同管理风险控制目标是将企业经营活动和合同风险管理紧密联系起来，对整个控制框架提出防范目标。合同管理风险控制流程是确保企业合同风险被有效控制的一系列活动，包括找出风险、风险分析、风险防范与控制等。风险控制的基础设施是为企业合同风险控制提供适当的组织结构、人员，完善的合同管理制度、内部控制以及信息化的控制手段等方面的基础支持。在组织结构方面，企业需设立专门的合同管理机构，对合同实施有效的职能化管理。在完善的合同管理制度方面，企业必须明确合同管理的基本制度、职能管理专项制度以构建合同管理类规章制度体系。在进行内部控制时，通过完善合同管理授权体系，明确责任主体，将管理制度与信息化系统相结合，对各业务流程的合同管理风险进行防范与监控。
二、合同风险防范的内部多层次控制体系
合同管理风险控制是对公司的整个经营管理活动进行监督与防范的过程，是一个发现问题、分析问题、解决问题的动态循环的过程。为提高企业防范合同风险的能力，在某航空制造企业的实际操作，其内部采用了多层控制方法，主要包括三个相对独立的控制层次，以下逐一阐述。第一层是“供-产-销”全过程中的相互牵制、制约的机制。相关人员在处理合同时，需明确企业规定的合同处理权限和应承担的责任，建立以“防”为主的监控防线。第二层是事后监督机制。相关人员需要对各项业务进行周期性核查，及时发现问题并及时纠正，建立以“堵”为主的监控防线。第三层是由企业的法律与审计部门来实施对防范合同风险的内部控制进行监督，开展对内部控制制度评审，建立起有效的以“查”为主的监督防线。开展对内部控制制度的评审，有利于判断、识别潜在的经营风险、财务风险等，并提醒、督促经营者正确履行职务，增强风险防范意识，从而促进企业内部控制制度的进一步完善。综上所述，“防、堵、查”的三层次内部控制，可递进式地监督控制风险，及时发现问题，对于防范企业经济往来中的合同管理风险将起到十分重要的作用。
三、合同管理信息化建设和应用
基于上述对合同管理风险控制的分析，合同管理风险的防控除了需要提高合同管理部门功能健全性、提升员工业务能力、完善合同管理制度和内控制度外，利用信息化系统也成为控制合同管理流程风险的一种重要手段。
（一）合同管理流程风险的主要来源
利用信息化手段对合同管理流程风险进行防范，需要对风险的来源进行辨识、分析，即识别合同管理流程中可能遇到的各种风险源。为了抽取各类合同管理中风险的共性问题，本文的研究中采用业务流程法来辨识风险源，即按照合同业务流程，依次在合同立项及选商、申报、审查、审批、签订、履行、归档、纠纷环节中找到合同风险的主要来源（见表1）。
（二）利用合同管理信息系统防范合同流程风险
根据合同管理流程风险的来源辨识，其风险贯穿于整个业务流程，因此合同管理信息系统必须以企业自身合同全生命周期管理为业务主线，实现从合同订立到归档的全过程信息化管理，主要包含合同订立、合同履行和合同终结三个阶段，通过结合企业合同管理制度，实现对合同流程的全面管理和风险防控。此外，信息化系统作为共享平台，还可实现合同数据的查询、统计与分析，为企业管理提供决策支持，合同管理信息系统功能如图2所示。现以某航空制造企业为应用背景，阐述如何利用信息化手段对合同管理全过程的关键环节进行控制，达到对合同管理流程进行风险监控的目标。
1.合同订立阶段的风险防控。合同订立（包括合同准备与签署）阶段主要包含合同立项、合同选商、合同预审、合同起草、合同正式审查、合同签订等业务流程。在此阶段，系统主要通过合同立项、合同预先审查及正式审查三方面对合同订立风险进行监控。合同立项（合同策划）作为合同管理信息系统的起始流程，为合同的生成提供原始依据，并对合同订立的依据及背景信息进行管理。合同立项时必须录入合同立项名称、合同类别、估算金额、订立合同的依据、项目信息指定合同的隶属关系（通过任务编号明确合同的项目隶属）等信息（见图3），否则不予通过，这样可以杜绝了无预算或无计划即签订合同的情况发生，实现了合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性，有效规避了合同策划（合同立项）风险。合同选商的管理首先需要建立相应的人管理数据库，提供对合同相对人信息（包含供应商信息及客户信息）的动态维护与评价功能，并由企业相关职能部门人员负责维护，包含新增、修改、删除、审核、权限管理等功能。在进行供应商目录管理时，每个相对人（主要为供应商）的全面信息均可在系统中查询（见图4），并通过营业执照号或组织机构代码为唯一标识，随时进行动态维护。由于系统禁止重复录入，最大限度地保证信息的唯一性和完整性。基于上述功能，如果选择企业合格供应商目录外的供应商订立合同，系统将提示进行合同预先审查，由企业相关部门对其合理性及合规性等进行审查，从而杜绝由于选商不当造成的履行及纠纷等法律风险。为防控合同文本风险，合同管理信息系统提供合同文本库管理，为合同申报在线编辑合同文本提供支持。系统中合同文本按照合同的类别进行分类管理，每种类别的合同对应适用的模板。模板分为该公司的标准合同文本、示范性合同文本、上级机关指定合同文本、对方合同文本、双方协商合同文本等。模板统一采用word文档方式，对必要的录入项（如合同的标的金额、相对人等）字段设置相应的word标签，满足在线编辑时自动填录关键要素的需求。系统的合同类别与适用文本设置功能，对不同的文本可设置其适用的合同类别，在合同申报时，供合同起草人选择使用。在合同正式起草环节，系统提示必须优先使用企业标准合同文本，以充分保证该公司权益。在合同正式审查管理方面，系统以标准化、网络化、流程化、信息化为原则，实现了合同网上动态审查目标，包括计划审查、价格审查、法律审查以及领导审批，流程如图5所示。系统按照企业合同管理制度规定，不同类别的合同履行不同的审查流程。在合同审查环节，系统设置合同计划、价格、法律审查三个关键审查目标，通过对合同计划符合性，价格合理及合规性、合同条款的严密性及合法性审查，将合同审核风险降至最低。合同管理信息系统履行完成正式审查后，即进入合同签订环节。在此阶段，系统通过对合同编号，确保经过编号的合同文本不能进行任何编辑修改。此外，系统可根据合同相关信息选择系统制定的授权签约人，并记录合同签订、生效时间等信息。通过这些措施，合同管理信息系统有效限制了合同的签署权限，杜绝超越权限签署合同的情况发生。
2.合同履行阶段的风险防控。合同履行阶段包含合同进展情况、合同收/付款情况、合同结算申请、合同变更、合同违约填报、合同解除等业务流程（见图6）。在合同履行阶段，合同管理信息系统不仅可实现付款情况统计、合同变更、合同解除、合同违约情况申报，合同终止、收款信息、合同进展情况统计等，还提供合同变更、合同解除、合同违约情况申报及审查审批。此外，合同管理信息系统与企业财务系统交换，还可实时了解合同收支款动态信息。企业的合同主管部门和领导可根据相应权限对管理范围内的合同进行监督和检查，查询和追踪合同审批和履行状态，并对当前的合同流程相关人员进行预警提醒。在合同履行环节，系统通过合同收/付款情况、合同进展、合同变更审查、合同解除审查、合同违约纠纷上报流程及合同履行监控对合同履行风险进行防控。合同管理信息系统可通过企业的数据平台实现与财务系统的集成，实时地获取合同的付款情况，并将合同约定的付款计划与合同进展进行对比。若到付款期限，系统会自动预警，提示用户办理付款，对于累计付款金额大于合同约定金额的情况，也会预警。监控收款情况时，系统可实时获取凭证信息，展示收款金额、收款时间、付款单位、收款单位以及收款性质、摘要等信息。当各合同承办单位向财务部申请结算时，需填写结算申请单，提交企业财务部门，由财务部门指定人员进行定期汇总并启动审查审批流程。通过审批后，财务部门可依据系统中通过审批的结算申请进行结算。若合同发生变更时，由企业的合同管理员进行填报，同时启动变更审查流程，并由相关部门及领导对变更事项在线审查审批。合同违约时，系统会要求对合同违约信息进行填报，并启动在线审查流程。如果合同因异常原因需要解除时，合同主办人员需填写解除原因等信息，并启动在线审查流程。合同解除后，其原审查及履行过程仍保存历史痕迹，并进行归档。通过上述环环相扣的风险防控措施，在合同履行过程中，若发生变更、解除及违约等非正常情形，必须在系统中履行相应审查流程，并经过计划、财务、法律等部门审查及充分论证，使得非正常履行合同风险降至最低。
3.合同终结阶段的风险防控。合同终结阶段包括合同终止、履行评价及合同归档等流程。合同履行完毕后，合同管理信息系统会要求填报合同终止、合同履行评价等信息，并在提交信息后关闭该合同，终止后的合同将归档到合同管理信息系统档案库中，以供具备相应权限的人查询。而系统提供的合同履行评价功能，为合同履行情况评价的操作以及实施责任追究制度奠定了基础，从制度上防范以后合同履行的风险。
作者：冯戈利 秦现生 单位：西北工业大学 机电学院 成都飞机工业（集团）有限责任公司
