摘要：由于社会不断发展，信息技术的不断进步，计算机的应用已经进入到各个社会领域当中，电子档案管理在现代化办公中发挥着重要作用，有力推动了档案管理的健康发展，简便的网络传输改变了传统繁琐的工作，这种方式将深深影响今后的档案管理工作，这种全新的挑战对档案管理人员提出了更高的要求，一定要高度重视电子档案管理工作，才能加快推动档案管理工作的发展。
关键字：信息时代；电子档案；管理
电子档案是通过查找、传递、加工、存储具有一定社会价值的材料来达到目的的一种记录方式，利用现代科技手段替代传统纸质档案管理，这也是档案管理的一次技术上的飞跃，对于档案管理者来说这也是一次全新的挑战，档案管理人员需要认真研究档案管理技术，使档案管理尽快实现现代化和自动化。
1电子档案的优点
1.1减少了档案管理人员的工作量
通过现代信息系统对档案进行智能化和自动化分析、归类管理，实现了文档的一体化管理，降低了档案管理者的劳动强度，使档案管理人员真正从繁重的脑力和体力劳动中解放出来，档案管理人员可以从事其它方面的研究与创造，彰显更大的社会价值。
1.2确保了电子档案的完整性
由于电子档案管理是通过计算机进行检索、录入，可以减少传统人工管理中存在的文件收录不全进行二次整理的工作。运用电子档案管理的方式，利用微机就可以自动完成分类归档管理，改变了需要人工查找、补缺、重新录入的不便，节省了大量的人力物力，节约了时间，提高了工作效率，充分实现档案管理的社会价值。
1.3提高了文档的保密性
在过去较长时期内，人们在使用档案材料时都是调用整卷内容，虽然使用人员只需利用其中的一部分，但同时也可以看到其它内容，这种做法导致大量的文档内容外泄。利用电子档案的电子化管理则可以解决这一问题，可以将电子档案分为不同的单份文件，使用人员在提出自己的需求时，只需提供相应文件即可，可以有效保证文件的安全。
1.4提高了工作质量和效率
档案管理工作是为了方便人的使用，为了提供高效的阅读服务与使用服务，就需建立高水平的文档卷宗。但在过去较长时期内，档案的立卷工作都是人工操作的，也就是工作人员根据自己对立卷的认识进行管理，因此工作人员会把自己的主观理解带入到立卷工作中，导致立卷标准不统一，导致案卷质量不一致，也不利于今后的档案使用。利用计算机对文书档案进行管理，也就是建立电子化档案，不但可以解放大量的档案工作人员，降低劳动强度，也可以在档案编研与开发二次信息方面充实人才，同时保证了文书档案管理工作不断提高正确率，工作效率也得到了明显提升，使文书档案可以在短时间内创造更大的价值。
2做好电子档案管理的策略
2.1健全电子文件管理标准
第一，保证统一领导文件管理与档案管理工作，实现二者的共同进行；第二，档案部门要负责文件管理的一部分工作，保证档案部门参与文件的形成、归档、查阅、利用等各种环节；第三，利用最短时间尽快出台科学有效的、完善一致的电子文件归档标准；第四，档案部门在搜集电子资源时，应该准确核对电子文件信息的真实性与原始性。
2.2做好电子档案安全工作
电子文件具有存在于不同载体上的特性，相互间也可以实现转换，文件的字体、签名、印章都可以变换，在计算机操作中只有利用复制与粘贴功能就可以做到这一点，因此很多电子文件具有真实性但并不一定具备原始性。但还需发挥计算机各种高级功能的作用严格保护电子文件的安全，如可以将文档设置为只读模式，也可以对电子文件加密，这些操作都可以保护电子文件的安全。同时利用计算机操作中信息的独立性与操作环境的特性，虽然修改、删除、增加了一些信息，但由于修改后又形成了一个新的文件，因此不易于分辨文件的真假。在这种情况下，假如没有对文件进行备份操作，在改动了数据的情况下，那么原来的文档就会消失，同时也不易于发现。所以对于档案室来说，要在收到第一手电子文件与电子资料后马上备份，才能使其在今后的应用中正确无误。
2.3严格管理电子档案的使用规程
第一，确定使用权限，要在确定不同人员的基础上设置使用级别，分别给予不同的使用权限，要求其进行系统注册与登录。第二，要及时回收各种拷贝。要收到使用者的要求后，要进一步审核其使用权限，然后再进行拷贝。只需拷贝载体上的所需信息，同时利用各种技术手段对其处理，防止使用人员复制拷贝上的内容。第三，增加使用电子档案的安全手段。要对不同的电子档案内容给予不同的密级分级，同时系统还需全程监督电子资料的使用，同时自动生成电子文件，一旦日后出现各种问题可以及时查证。
2.4建设高质量的人员队伍
随着电子文件的快速发展，对工作人员提出了更高的要求，迫切需要拥有一批精通电子技术、善于档案管理的工作人员，档案部门要重视管理人员的培养与引进。第一，利用各种措施引进高素质与高能力的管理人员，推荐那些责任心强、具备较高道德水平的工作人员担任文书。第二，积极培训当前工作人员，尤其是要求工作人员尽快掌握现代科技知识与电子技术。随着档案工作的快速发展，要求具备高质量、高能力的档案工作人员，实现档案工作的现代化，不但与工作人员当前的知识水平有关，而且也决定于工作人员的学习与知识的更新。所以档案管理部门还需进一步做好机构精简工作，努力建设一支高能力、高水平的新型档案工作人员队伍，使其在信息快速发展的时代中发挥重要的作用。总之，随着信息化的快速发展，在管理电子档案过程中，要认真研究电子档案具有的特性，不但要及时引进先进硬件，引进先进的计算机技术与网络技术，而且也需认识到软件开发的重要性，建立完善的电子资料管理体制，利用各种措施提高电子档案管理人员的综合素质与能力，共同推动电子档案管理工作的顺利开展。
参考文献
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[2]李娜.浅析档案管理中电子档案管理的运用[J].四川水泥.2016(09)
[3]刘姝婕.电子档案管理及其运用实践研究与讨论[J].现代国企研究.2016(16)
作者：周启文 单位：树德中学光华校区2014级12班
