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电子图书档案管理思考

1电子图书档案管理的特点

1.1复制时不容易丢失

与纸质档案管理相比,电子档案管理复制后不仅清晰度保持不变,还不会出现纸质档案管理中出现几遍、信息丢失等问题。通过数字化的信息处理,电子文件在复制的过程中依旧可以保持原本的特性。

1.2表现形式多样

与纸质档案管理相比,电子档案管理的形式多种多样。无论是图形、文字,还是声音、影像等网络信息都可以成为电子档案管理的内容,并且,这些信息无论是单独存在还是互相搭配都可以形成档案管理模式。

2加强电子图书档案管理的措施

我国电子图书档案管理工作在不断探索发展中取得了较大的成就,但是,在实际应用过程中还存在很大的问题,例如,伴随着经济的发展,电子图书档案存储的要求越来越高、电子档案的真实性受各种因素的影响可靠性较低、社会对电子档案的安全性以及工作人员的能力要求越来越高等。笔者结合多年电子图书档案管理经验,针对管理工作中存在的问题,对加强电子图书档案管理的措施做了简单介绍。

2.1加强环境保护,保证存放空间安全

电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本保障,加强电子图书档案管理首先应该加强电子图书档案管理的环境保护。电子图书档案的环境主要包括工作人员的办公场所以及存储工具等,工作人员的办公环境保持清洁卫生、温度适中的同时,还必须安装抗雷、抗电击以及抗磁场力等设备。另外,为了保证存放空间的安全,还应该对存储的电子图书档案进行备份处理,最好选择多个位置储存。最后,定时检查存储工具,发现问题,及时采取措施予以补救。

2.2加强管理制度设计

为了保证数据储藏的安全,必须根据电子图书管理的实际状况,加强管理制度设计。在进行电子图书档案的编制工作时,应该专门安排业务水平较高的工作人员参与电子档案编制工作,确保数据的真实可靠性。其次,工作人员应该及时整理电子档案,尤其是档案的归类管理,工作人员应该以档案的级别作为归档的依据,确保各级别信息准确无误后,进行归档处理。最后,电子档案编制结束后,必须交由领导检查核实,确保信息准确无误后进行存储。

2.3加强系统管理设计

为了保证数据的读取安全,必须加强电子图书档案系统管理设计。很多时候,电子图书档案的信息安全性不够高,主要原因是系统管理体系不健全或者是有人而已破换管理系统。针对以上问题,设计者可以对电子图书资料进行加密设计,为了防止破译,密码不能太简单,最好定期更换密码,确保信息的安全。另外,根据需求设置访问权限,杜绝任何人都可以获取信息等问题产生。最后,定期对系统进行维修保护,有的网站因多种原因会出现系统漏洞,这时候应该加强防火墙设置,保障信息的安全性。

2.4加强人员工作能力培养

为了保证操作的安全,还应该加强工作人员能力的培养。根据市场的需求,结合工作人员的实际状况,通过培训加强工作人员的业务能力,业务能力主要包括计算机的操作能力和扎实的网络基础知识能力。条件许可的情况下,聘请具有扎实专业功底的人担任电子图书管理工作,为电子图书档案的安全管理提供保障。

3结束语

总之,电子图书档案是经济发展的产物,为了保障电子图书档案的准确性、完整性和可靠性就必须加强电子图书档案的管理,工作人员应该在明确电子图书档案管理的特点的前提下,针对管理工作中存在的问题,采取有效措施,如加强管理制度设计和系统管理设计等,促进我国企业或单位的快速发展。

作者:丁红 王竟之 单位:湖北日报传媒集团


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