(一)项目研究、管理工作与项目建档工作同时展开，确保材料归档的全面与及时
目前，高职的科研管理工作仅停留在要求项目开展与管理同时进行的状态，对科研材料的归档工作要求相对滞后。一个科研项目的完成历时较长(2至3年)，涉及范围广、参与人员多，涉及资料庞杂，造成科研档案材料形成周期长的现实，再加上项目的进展过程中形成的资料内容会发生一定的变化，档案材料的形成也就难以产生连续性，最终归档材料往往不够全面、不够完善。国务院发布的《科学技术档案工作条例》明确规定要“达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求”。所以一是在科研管理工作与科研工作每个环节紧密结合起来的基础上，把科研档案的建档工作也与之紧密结合起来，走边研究、边管理工作、边建档三者协调发展的道路。具体为:确定项目负责人主持、立卷、归档责任为项目工作任务之一，发挥项目组在材料的形成、收集、立卷等档案工作中的主动性、积极性。及时完善科研档案收集整理工作，将科研活动每个阶段的文件资料都收集齐全。为促进工作开展，可在校内每年进行考核评比，对科研档案搞得好的项目组进行适当奖励，对档案质量未达标的项目限期整改甚至不予以结题、申报奖项。二是理顺好科研工作管理部门、高职学校档案管理部门、科研档案形成单位之间的工作关系，形成一个相互配合、相互渗透的联合体，明确各自工作职责任务，建立合理的归档秩序，提高归档质量和效率，保障科研档案的准确、完整、系统，最终使高职科研档案管理工作走上科学化、规范化道路。以威海职业学院为例，科研档案的管理工作就放在科研处这个科研管理部门进行，这样较好保证了科研档案归档的完整及时。
(二)实现科研档案的数字化管理，升级档案的交流传播方式与途径
科研档案的数字化发展是档案管理的必由之路，传统的档案交流方式与途径不再适应科研档案新的发展需求，高职院校由于起步较晚，对这一块的关注与投入力度不大，不过船小好掉头，为了尽可能地开发利用科研档案资源的潜在价值，必须进行数字网络平台建设，在不涉及知识产权的前提下，把传统纸质科研档案电子化，提供便捷途径，扩大受众范围，实现科研档案信息的网络化利用，这亦是大势所趋。数字网络平台不仅是传递信息的便利途径，而且也是良好服务渠道。将传统的查阅、外借、报道、展览、检索等利用数字网络平台来解决，最大限度地解决了科研档案信息资源的及时流通，传递最新科研动态，避免某一技术范畴的科研工作的重复进行，更好地服务于高职院校的科研工作。
(三)编研开发科研档案信息资源，在内部形成有效分享，避免科研资源的浪费与重复
一方面，对科研档案信息资源的开发利用是档案管理工作的拓展与深化。科研档案中一部分反映学院科研技术研究发展的现状与历史，具有纪录性质、凭证性，这是档案得以保存的一个理由，但是科研档案保存的更重要的原因却是因为它的利用价值，即成果性，成果性是科研档案开发利用的根本原因。另一方面，高职院校科研档案工作者在不违背知识产权法律法规情况下，可根据客观实际需要，利用科研档案实体，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的语言、新的体例汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案动态化，供全校科研工作者参考，以充分发挥高职科研档案在一定范围内的有效交流传递功能，从而避免科研成果分散化、零星化、不能有效整合分享的局面。
(四)深化服务形式，为科研成果及早转化成生产力构建桥梁
随着科技成果转让机制和技术市场的形成，高职科研档案所有权转让成为科研成果开发利用的重要方式。而目前，科技成果转化率不高，科技成果不能及时转化成生产力，原因之一就是科技供求信息不畅。高职院校档案工作者要结合学校科研特点，积极参与技术市场和信息市场活动，促进与社会的横向经济联系及经济技术交流。在建立有效的检索系统、做好科研档案的著录基础上对档案中科研成果涉及的先进技术、工艺方法、新发现等以目录、简介、文摘等形式，定期或不定期向社会相关部门、企业进行交流报道。并配合学院为技术咨询、转让、成果开发等提供必要的档案材料，及时为供给者与需求者架起桥梁，更好地推动科技成果转化。
(五)结语
科研档案规范化管理开发的这些举措，能为高职科研工作的深入开展提供有效服务;为高职院校科研水平的提升发挥重要作用;为高职教育的深化发展保驾护航，同时这也是档案管理工作的发展需求。
作者：李强华
