【摘要】电子档案是信息时代的产物，是现代科学技术发展的必然。随着电子计算机的普及，电子文件和电子档案的数量越来越多，电子档案管理成为了档案管理中不可或缺的重要组成部分，然而，我国电子档案管理尚处于初级发展阶段，还存在着诸多问题。因此，进一步研究电子档案管理问题、提高电子档案管理效率和质量现已成为每一名档案管理工作者面临的重要课题。本文主要研究了电子档案的特点，并简要分析了现阶段电子档案管理与发展必须解决的难题，重点提出了加强电子档案管理问题的几点可行性建议。
【关键词】电子档案；档案管理；特点；难题；可行性建议
1电子档案的特点
电子档案的出现和使用是纸质档案的发展进步，相对于传统的纸质档案而言，电子档案有其特殊性，主要表现在两个方面：一方面，电子档案方便共享。在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统快速有效的进行分类整理，从根本上改变了传统纸质档案的难整理、易出错等难题，并且对于档案信息使用者而言，不同使用者可以同时共享信息，这就大大突破了纸质档案使用上的局限性，提高了档案的使用价值。另一方面，电子档案的依赖性。电子档案是依赖于计算机而存在的，不管是数字编码，还是软硬件，还是加密技术等等，如果离开了计算机，也就没有了电子档案。这也造成了电子档案信息的不稳定性特征，其信息的原始性、真实性、完整性、安全性等都没有保障，电子档案信息失真情况容易发生。
2现阶段电子档案管理与发展必须解决的难题
信息安全与信息真实是现阶段电子档案管理与发展必须解决的难题，确保信息安全与真实，也是电子档案普及化的前提。
2.1电子档案管理与发展的难题之信息安全问题
由于网络的不稳定性和不安全性，电子档案信息在流动以及传播的过程中，容易给病毒入侵、黑客入侵、信息的非法获取提供了可乘之机，因此，基于计算机网络下的电子档案信息安全问题突出，一旦重要的电子档案信息遭遇泄露，极易给信息泄露的单位、社会甚至国家造成难以估量的损失。
2.2电子档案管理与发展的难题之信息真实问题
相对于纸质档案而言，电子档案的原始性不好辨认，电子文件的复制、粘贴、传输、接收等都毫无痕迹，复制的文件跟原始文件完全一致，甚至私自篡改信息都毫无痕迹，电子档案信息的真实性遭遇挑战。
3加强电子档案管理问题的几点可行性建议
随着现代科学技术的发展进步，电子化时代已经到来。在这样一个大背景之下，我们应该进一步研究加强电子档案管理问题的措施，提高电子档案管理的成效。具体说来，可以从以下方面着手：
（1）多管齐下，确保电子档案安全可靠电子档案要想得到进一步发展和普及，必须要确保电子档案的真实性、原始性、完整性以及安全性，全方位提高电子档案的可靠性。具体可采取以下措施：一是革新新技术，通过签署技术、防火墙技术等新技术提高电子档案信息的安全性，如大力发展光笔签名、数字签名技术可有效防止信息失真，同时还应增加防火墙的数据包过滤、应用网关和代理服务等新技术，做好防火墙的防护工作，确保信息真实安全。二是做好电子档案的备份工作。电子档案比较特殊，它对于电子计算机的依赖性太强，如若计算机出现故障或瘫痪，则里面所有的电子档案信息都可能受影响甚至全部遗失，因此，我们要做好电子档案的备份工作，建议备份三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套做异地保存，防止当地发生突发事件。如此，多管齐下，便可有效的确保电子档案信息的安全性和可靠性。
（2）强化培训，提高电子档案职员素质电子档案管理与电子计算机等现代信息技术密切相关，这就要求电子档案管理人员要具备一定的档案管理知识以及电子计算机应用技术，对电子文件进行合理归档和有效管理。为此，要强化培训，提高电子档案职员的素质。一方面，要对在职电子档案职员进行专业知识方面的培训，及时更新其知识，使其掌握最为先进的计算机应用知识、电子档案管理知识、现代通信技术、计算机网络知识等，提高电子档案管理人员的专业素质；另一方面，要对在职电子档案职员进行职业道德方面的培训，增强职员的责任感、使命感，增强每一名职员的道德素质。此外，还可积极引进具有相关知识的电子档案管理人才，并加强电子档案管理人员新知识、新技能的培训,迅速建设一支高素质的电子档案管理队伍，增强电子档案管理活力。
（3）统一格式，增强电子档案的统一性为了确保电子档案信息与计算机操作系统与软件的长期兼容，我们可以考虑把电子档案格式保存为统一、通用的格式，即便是计算机操作系统更新时，也可确保电子档案信息的长期可读性和可使用性。此外，还可建立电子档案统一接收数据格式，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成统一格式，便于政府和国家的统一使用和调配。在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。
4结语
综上所述，随着现代科技的发展，电子计算机及网络越来越多的应用到办公自动化方面，大大节省了人力、物力和财力，提高了工作效率。现阶段，我国的电子档案管理尚处于初步发展阶段，还存在着信息安全、信息真实等问题，为此，我们还要不断研究电子档案管理和利用问题，以真正发挥出电子档案管理的效用，更好地为社会发展服务。
参考文献：
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[2]孙毅明.浅谈电子档案管理的研究与思考[J].经营管理者,2015(12).
[3]陈永生,杨茜茜等.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究,2015(02).
作者：袁华 单位：吉林省松原市宁江区河道堤防管理站
