一、主要领导高度重视是实现档案信息化的关键
电子计算机能否成功地应用在职业技术学校档案信息管理中，关键在于学校主要领导的支持，尤其是领导思想认识的提高。如果主要领导不重视档案工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话。尤其是职业技术学校在档案管理工作上，主管领导要高度重视学校档案现代化管理工作，加大档案工作宣传力度，调动各级干部和各有关工作人员积极支持和重视档案工作。要在提高各部门领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现有领导和干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为职业技术学校服务工作现代化的一个重要内容，逐步构建起档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。
二、现代化档案管理人才是实现档案信息化的保证
在多数职业技术学校中，档案工作人员都是身兼多职，没有时间学习和钻研档案业务，对档案管理知识比较浅薄，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是改变队伍素质结构。档案管理现代化的形势，迫使档案人员必须刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。对有发展前途的年轻同志，加大业务培训，在短期内完成全员上岗培训。档案人员在现代化档案管理工作中，不仅自己要具备档案管理专业知识，还要懂得科学管理档案的实质内涵和特点。要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取主管领导和有关部门的支持，加大投入，培养职业技术学校档案管理专业型人才，打好档案管理工作基础，使职业技术学校档案的管理水平迈上一个新台阶。
三、良好的软硬件设施是实现档案信息化的基础
加快档案信息化的建设，必须配置与档案管理现代化相适应的基础设施，实现档案计算机网络化管理。用计算机储存整个职业技术学校的各种业务、行政上的档案，能够及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。计算机及其档案管理系统形成的档案数据库，有一整套安全可靠的检索系统，无论是对职业技术学校本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确。所以，学校应从实际情况出发，创造条件，大力实施“数字化带动”战略，把学校急需、教师急需的档案优先数字化，以数字化为龙头，带动档案信息化与档案服务体系深度融合，与档案资源体系、安全体系良性互动，从整体上推进档案信息化发展。搭建学校档案信息资源共享平台，把档案的目录及全文上传到这个平台上，真正实现档案信息学校共享，推动以服务为主导的档案信息化体系的实质性建立。
四、档案管理的标准化是实现档案信息化管理的根本
职业技术学校档案信息化管理，不仅仅是各门类档案简单集中保管，而且是一项实现职业技术学校档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程。档案信息化管理不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。档案管理的标准化是指档案信息化管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指职业技术学校档案信息化管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入计算机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。要做到多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为职业技术学校各项工作服务，更好地为教学、科研及社会的公众服务。职业技术学校档案信息化管理必须紧跟时代的步伐，同时也要求职业技术学校档案工作者必须不断学习，不断进取，完善档案专业知识，提高自身素质，才能满足社会进步和职业技术学校发展对档案管理的需求。我们要以强烈的责任心，时不我待的紧迫感，攻坚克难的韧劲，努力取得档案信息化工作上的新突破。
作者：刘晓玲 单位：吉林省畜牧业学校
