一、高校设备采购档案的特征
高校设备采购档案具有特殊性和复杂性：一是档案与业务的紧密联系。在业务开展过程中，档案的形成与利用具有一定的迭代效应，如设备验收以合同资料为依据，设备登记和付款以设备验收资料为依据；二是采购档案的管理遵循“强内聚、弱耦合”原则。以采购计划为中心形成独立的档案集合，在档案集合中，以标识数据将各环节的采购档案紧密联系在一起。
二、高校设备采购档案的数字化管理系统设计
1.系统的设计要求。根据高校采购工作的性质以及采购档案的特征，对系统设计提出如下原则：（1）系统以WEB方式提供泛在接入，兼容多种主流浏览器，支持多种终端。（2）高安全性：涉及设备采购数据的敏感信息，应确保系统和数据的安全。（3）可靠性和稳定性，实现连续长时间稳定运行，并具有冗余备份机制。（4）对用户的账号、权限等进行统一管理，建立不同用户角色，赋予不同的信息及档案访问权限。（5）实现方便快捷的信息采集功能，各类数据和文件之间建立关联，支持快速检索和
三、系统应用成效
1.通过对设备采购档案采取以结构化或半结构化方式进行存储，使得档案以数字化形态存在，并充分提供给各类用户、全过程业务共享使用，大大提高了档案管理水平和采购业务的效率。以数据使用为主的方式，降低原有纸质文档翻阅查询信息的难度。通过系统权限控制，可将档案授权给不同的用户查阅，增强采购工作与基层单位用户的互动。2.通过对设备采购档案与采购业务的信息融合，加强了各类档案之间的内部关联性，提高了档案利用的深度和广度，如查询某一合同信息，除合同本身基本信息资料外，还将呈现合同相关的经费、计划、采购、验收、付款等相关信息资料，便于使用者掌握全局信息。3.设备采购档案经数字化后的数据为辅助决策提供支撑，通过对业务过程中产生的各类信息和文档进行数字化管理，可以方便地实现对经费预算执行进度、设备供应商的信用等进行分析，为高校完善内部采购工作流程提供依据。本文以成都理工大学为实例，介绍了设备采购档案数字化管理系统的设计过程。该系统对原有的档案管理和利用方式进行了革新，从手工文档管理方式转变为基于WEB的在线服务方式，有效解决了当前高校设备采购档案管理和利用过程黑龙江职称中存在的问题。
作者：刘军 苗放 苏春波 单位：成都理工大学
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