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秘书突发事件行政管理论文

1、前言

目前,在我国高校的院系办公室中,行政管理秘书往往是行政管理工作的直接处理者和执行者。行政管理秘书这一岗位工作内容繁多。在学校院系中担任行政管理秘书这一岗位不仅担子重,任务又多又杂,同时还往往得不到应有的重视,为大部分人所忽略。但是,在突发事件中,行政管理秘书的管理能力又往往直接影响着突发事件的进一步发展,所以,行政管理秘书要切实提升自身管理能力,有效地处理突发事件。

2、突发事件中高校行政管理秘书工作的重要性

突发事件具有不确定性,而且往往伴随着大范围之内的影响。行政管理秘书在突发事件发生时,能够快速有效地进行管理,并采取相应的有效措施将事件的影响降低到最小,不仅对当事人,对学校的纪律等也起到维护作用。行政管理秘书是负责高校内各种繁杂的事务的直接执行者,往往也是最先得知突发事件的直接管事人,那么,抓住时机,在第一时间内处理突发事件,才能防止突发事件继续进行,并防止扩大其影响范围。

3、突发事件的管理技巧

3.1应对突发事件的心理准备

由于行政管理秘书所服务的人员多,且事务杂,因此在工作的开展过程中,往往会出现一些状况外的情景。因此,当行政管理秘书遭遇此类突发事、紧急事时,必须要存有良好的心态,要做到不慌不忙,处事不惊。这样的心态才能够最终妥善将这些时间进行处理。当遇到突发事、紧急事时,行政管理秘书必须要全身心投入时间,充分开动脑筋解决问题,想方设法应对问题,并用自己的经验和沟通能力,有效控制事态。这时,行政管理秘书万万不能被过于惊慌,或是害怕等情绪所左右,必须勇敢站出来。心态的控制非常重要,好的心态可以让行政管理秘书在处理事件时更为自信以及准确,才能够冷静下来让自己找到解决问题的方式方法。由此可见,开朗乐观的心态,以及沉着细心的个性对行政管理秘书这一岗位非常重要。

3.2客观地认识,有效地表达

在遇到突发事、紧急事时,秘书要做的往往并非运用自己的头脑将问题得以解决,然而在理清事件发生的始末后,及时向相应的主管领导汇报事件的来龙去脉,由领导进行决策。秘书在突发事件中所扮演的角色应当是信息的传递者,即在事件发生后第一时间掌握并了解全面、客观的信息,并原原本本告之领导。当然,这就要求秘书在传达事件时对整个事件具备客观、全面的认知。通常来说,突发事件由于其产生具有突然性,往往使处理者感到措手不及,且由于众人好奇的心理喜欢对突发事件进行关注,因此还要面对这些关注的压力。因此,遇到突发事件,行政管理秘书必须要在事件发生的伊始,就对整个事件的成因等进行深入地了解,并秉持着客观、公正的态度,对牵涉到事件中的各方进行深入询问和了解,同时,行政管理秘书要根据自己沉着的判断,将所了解到的信息进行系统的归纳,并保留那些客观性强、准确度高的信息。这些信息将最终传达到领导的耳中,以便领导对事件能够做出准确的分析和判断,从而为领导做好决策埋下伏笔。在信息传达的过程中,行政管理秘书必须要明确两点要求,一是在语言的运用上要尽量言简意赅,一目了然;二是信息传达必须全面、客观,不带偏见,尤其不能将秘书自己的主观意见作为客观事实陈述给领导听。当然,语言表达能力也同样重要,这些因素都会给事件的最终处理造成影响。

3.3沟通协调技巧

应急事件产生以后,行政管理秘书所要做的不仅仅是客观了解事情的始末,同样,秘书还肩负着协调事件各方的责任。在同事件的各方进行深入沟通和了解情况的过程中,协调能力的好坏直接影响到信息获取的真实性。同时,当行政管理秘书了解到整个事件发生的始末之后,假设处理事件的领导和相关部门的负责人尚未赶到事发现场,那么行政管理秘书还应当起到稳定大局的作用,通过多方协调,暂时有效将事件中的当事人以及周遭围观者的情绪进行安抚,以防发生事件恶化的情况。

3.4做好参谋工作

当处理事件的领导和相关部门的负责同时赶到现场后,行政管理秘书的职责此时转变成与领导进行沟通,将该事件发生以及当前情况原原本本告之领导,从而为领导如何处理事件提供依据。在领导做决策的过程中,行政管理秘书必须扮演好参谋的角色,以协助领导多方面地了解事件,客观公正地处理问题,从而找到有效的解决途径。行政管理秘书假设对该事件有有建设性的想法和见解,也能够适时地提出,以供领导参考,最终做出使各方信服的决定,从而妥善解决矛盾和问题。在问题解决的过程中,行政管理秘书可以说是领导的好助手。

3.5突发事件的总结反思

在突发应急事件解决完毕之后,行政管理秘书还要协助领导一起,就整个事件的发生进行分析和探究,并从中发现问题,做好总结和反思工作,并用书面形式将相关材料进行汇总。在事件的总结材料中,不仅要包含整个事件的起因、经过,也需要记载事件的处理方式和后续情况。同时,还必须要对事件的发生做好反思,从而为院系今后工作提供借鉴。

4、结语

在我国高校中所设立的行政管理秘书这一岗位,不但工作任务重,同时所牵涉的事项相当繁琐。因此,要切实胜任行政管理秘书这一岗位,秘书们不仅要具备很好的能力,能妥善、熟练地解决各类日常工作,同时,还要在工作中抽出一定的时间,加强自身能力建设,提升自我处理问题的能力。只有这样,在遇到突发事、紧急事时,才能够从容不迫地应对问题,才能够冷静地帮领导出主意、想对策,最终将事件妥善、有效地解决。同时,在处理突发事件的同时,行政管理秘书还要不断进行经验的总结,提炼出好的方式和方法,将自己的工作能力切实得以提高,从而做好领导的好助手、好参谋,同时也成为校园相关事件管理的中流砥柱。

作者:宋薇 单位:潍坊学院


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