高校实验室是实验教学和科学研究的重要基地，是对学生实施综合素质教育和技能训练的重要课堂，也是培养学生创新精神的重要载体［１］。实验室在我校学科建设、教学科研中的作用至关重要，截止２０１２年底，我校教学科研仪器设备总值为１７９８５．１６万元［２］，近２年来，每年新增仪器设备值近２０００万元，设备从数量、种类和质量上都有大幅度的增长和提高，为我校学科建设和教学科研水平的提升奠定了良好的基础［３］。与此同时，随着先进实验仪器设备的大量使用，如何保持仪器设备的完好率，发挥其应有的作用，就成了高校实验室管理工作中一项越来越重要的日常工作［４］。
１维修管理现状
随着科研和实验教学的日趋增多，仪器设备的使用效率也大幅度增加，受设备技术水平、使用频率、零部件损耗、师生操作技能等因素影响，仪器设备在使用过程中会出现各种故障或损坏。加强仪器设备维护维修工作，对提高设备管理水平、发挥仪器设备效益至关重要［４］。我校的仪器设备维修管理工作在２０１４年以前是流水账式的全手写方式［５］。维修单由各部门的设备管理员统一填写，经实验室主任和主管领导签字审批后上报设备处，由设备处签字审批后派单给维修商，维修商根据纸质版维修单提供的信息到实地对仪器设备进行维修。该方式的缺点在于：（１）实验室主任、设备管理员、维修商之间依靠唯一的纸质维修单来传递信息，仪器设备维修的时间地点、方式、配件、费用，缺乏有效信息交流渠道，透明度较低，各方不能及时查询或跟进维修进展。（２）急于维修的设备往往由于找不到实验室主任或主管领导在维修单上签字审批，而得不到及时维修，耽误了科研或实验教学。（３）有时由于仪器设备年代久远，上面的设备标志已经难以辨识，缺乏准确的仪器设备信息，导致维修人员判断错误，购置维修配件不匹配。（４）实验室教师、维修商和设备处管理人员之间信息传递效率低，沟通和反馈信息不畅，这就导致了许多冗余重复的工作。纸质维修单在传递过程中容易遗失，数据汇总不具备时效性，查询、整理、统计维修数据困难，工作效率低。随着实验室设备的不断增多，实验室规模的不断扩大，以往被动的设备维修管理状态，不利于实验室的建设和发展。我校早在２０１０年就已经启用仪器设备管理系统，该系统使用的数据项不仅满足我校仪器设备管理工作的需要，而且适应教育部新指标体系的上报数据要求。经过了近５年的整合调试，该系统在我校的使用已经比较成熟，设备处与其他院部实验室实现信息沟通与资源共享，由单一的纵向管理扩展到部门间横向管理［６］。这样，即使设备标志难以辨认，我们仍可以根据设备的品牌、年代、型号等信息，从仪器设备管理系统中运用模糊查询，检索到准确详实的设备信息。
２设备维修管理的信息化趋势
仪器设备维修管理涵盖了全校所有的实验室和行政部门，维修系统在使用中所依赖的设备数据是从仪器设备数据库中得来的，由使用设备的院系实验室、各处室来完善仪器设备数据库，每一台仪器设备所包含的数据项字段名多达２０～３０个。高校仪器设备管理系统最大优势在于使用统一的数据库，实现了数据信息实时交换、更新和共享，使各部门可以随时、方便地获取仪器设备的完整、准确的信息，为管理决策提供及时、可靠的依据［７］。仪器设备管理系统采用Ｂ／Ｓ及浏览服务方式，客户端用户不用安装管理软件，各院、系、室管理人员只需通过浏览器访问互联网，就能登录系统进行管理，实际上就是访问仪器设备管理网站。我校的ＷＥＢ服务器和数据库服务器是由网络中心统一维护，这样更有利于保障数据的安全性，降低建设和维护成本。因此，在仪器设备管理系统和配套的高校仪器设备数据库基础上，开发出一个完善严谨的设备维修管理系统，有助于提高实验室的管理质量，使实验室的管理更加科学、规范、高效，促进实验室建设和设备管理工作。
３设备维修管理系统开发
３．１系统开发环境
本系统使用了ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＳＱＬＳｅｒｖｅｒ数据库和Ｂ／Ｓ结构，优点是分布性强、维护方便、开发简单且共享性强、成本低。它利用浏览器通过ｗｅｂ服务器与数据库服务器连接，进行数据读写。建立完备的信息库是维修管理重要的基础工作。虽然仪器设备维修系统的并发数据处理量不大，但为了便于与仪器设备管理系统通过动态链接实现代码和资源的共享［８］，这２个系统共享了服务器上的同一个数据库。对数据库的直接操作只能由超级用户进行，能有效地保护数据平台和管理访问权限。本系统开发工具选用Ｍｙｅｃｌｉｐｓｅ８．０，它结构上的模块化，可以在不影响其他模块的情况下，对任一模块进行单独的扩展和升级，开发语言采用Ｊａｖａ＋Ｊｓｐ。本系统采用ＪＤＢＣ方式连接ＳＱＬ数据库［９］，先到ｍｙｓｑｌ官网下载ＪＤＢＣ驱动程序，加载驱动程序，然后定义数据库连接的地址，调用ｇｅｔＣｏｎｎｅｃ－ｔｉｏｎ（）方法建立连接，并由数据库执行语句实现对数据库的查询、插入、删除、修改［１０］。
３．２需求分析
设备维修管理系统的用户包括４种类型：第一类：设备使用单位有关人员，包括设备责任人、实验室主任、设备管理员、院领导或省级以上重点实验室主任。第二类：维修管理单位人员，包括维修科干事、维修科科长。第三类：学校主管部门领导和校领导，包括实管处副处长、处长、主管副校长、校长。第四类：维修执行者，即维修商。各用户只能对他管辖范围内的设备进行操作，包括报修、验收、审查、浏览、查询统计和打印。
３．３系统模块划分
本系统功能包含５个模块：系统管理、维修过程管理、维修费用管理、维修信息管理、维修商考核，如图１所示。其中，系统管理为系统运行做数据准备，系统管理员可以实时对用户进行增加、删除和修改。各用户的权限是根据设备归属、设备原值、维修费用额度以及用户职责来设置的，授权后系统能对用户身份进行识别。权限设置由系统管理员来完成，如图２所示。用户也可以根据自己在该系统中扮演的角色去自行切换角色。
３．４系统流程设计
在维修过程管理模块下，以我校财务制度为前提，以“方便、快捷和实用”特点进行功能设计，信息流严格按照“湖南工业大学维修管理程序”规定的流程流动，如图３所示。报修人只能报修自己管理的设备，如果报修人与“高校仪器设备管理系统”中的设备责任人不一致，将无法报修，特别是高精尖的科研设备，维修商与设备责任人必须就设备性能和实际使用情况进行详细沟通，这也保证了修复验收环节的顺利实施。图３所示流程走向一部分由系统根据预算维修费用的额度权限自动确定，同时保留了院系领导、维修科根据实际情况进行人工审核，是综合各方判断的体现。例如：判断该设备在保修期内将建议报修人与厂商直接联系；判断设备过于陈旧，已无维修使用价值，将不予维修，建议报废。我们在维修管理系统中采用了电子签名技术，每个用户的电子签名与传统的亲笔签名具有同等效力，这样即使领导不在校，也可在外地上网登录系统审批维修单，既明确了维修过程中各级权限，又提高了工作效率。审查过程中所有审批人员都可以更改维修的预算费用，维修科以上领导审查后依然按额度权限来决定维修单可以派单，还是提交给权限更高的领导审查。无论信息流目前处于哪个环节，该维修单的状态、报修人及主管领导均可以在系统中查询到，如图４所示：各实验室用户无须在客户机安装软件，只需通过ＩＥ６．０以上浏览器，校内用户通过登录校园网访问维修管理系统，校外用户通过进入ＶＰＮ界面，输入事先告知的用户名和密码，进入维修管理系统，即可走完报修流程。并且软件更新只在服务器进行，无须通知各院系，为各方用户提供了方便灵活的使用环境，大大降低了管理人员对计算机技术水平的要求。
３．５系统的完善改进
设备维修管理系统在我校使用近１年来，各方反映系统使用简易，系统运行可靠，其便捷、灵活、迅速等特点逐渐被了解和接受。同时，我们征集到一些需求和建议，对系统功能进行了一些改进和调整，比如增加了配件数据库功能，便于掌握一些常用配件的型号、价格，为审批费用提供依据。在不断的实践应用中，将会进一步提高系统的实用性［１１］。
４结束语
维修管理的信息化对提高维修效率、降低维修费用、激发维修商的积极性，具有明显的促进作用，也是实验室建设与设备管理处努力实现高效管理和优质服务的过程。对信息资源的规划、设计、开发、共享，加速信息流的畅通和资源的有效利用［１２］，为我校建设特色鲜明的教学研究型大学提供有力保障。目前信息技术已用于我校设备数据管理、设备维修管理，实验室资源的效用得到显著提升。如果能继而将它全面引入计划管理、采购及合同管理、支付管理，实现全校实验室信息化系统管理，建立业务联动机制和协同运作平台，将极大地提高工作效率，形成低碳高效的工作模式。
作者：刘洪婧 寇广孝 荣曼生 蔡建武 单位：湖南工业大学 实验室建设与设备管理处
